Prowadzenie małej firmy, start-upu czy wykonywanie pracy zdalnej prawie zawsze wymaga zagospodarowania oddzielnej przestrzeni. W każdej sytuacji potrzebne są też usługi księgowej, sekretarki i  recepcjonistki. Zatrudnianie każdej z tych osób byłoby kosztowne, a ilość potrzebnego miejsca wraz z rozwojem firmy zwiększałaby się o kolejne metry kwadratowe. Sprawdź czym jest wirtualne biuro i jak może pomóc w tworzeniu zdalnego biznesu.

Czym jest wirtualne biuro i jakie świadczy usługi?

Wirtualne biuro to usługa zakładająca outsourcing typowych biurowych czynności. Jak przy każdym delegowaniu, tak i w tym przypadku mamy do czynienia z brakiem wynajmowania dodatkowej powierzchni. W kontekście wirtualnego biura najczęściej mówi się o usługach wirtualnej asystentki, samodzielnej obsłudze korespondencji, ale też doradztwa i consultingu. Obszary, którymi zajmuje się wirtualne biuro nie są stałe i mogą się zmieniać w zależności od zapotrzebowania oraz specjalizacji danej firmy. Na przykład, niektóre agencje reklamowe czy dziennikarskie w ramach współpracy oferują rejestrację podmiotów pod wybranym przez klienta adresem, mimo że nie są wirtualnym biurem.

Najważniejszą usługą świadczoną przez wirtualne biuro jest udostępnienie adresu jego siedziby. Firma z mniejszej miejscowości czy samodzielny przedsiębiorca może zarejestrować podmiot gospodarczy pod adresem, który jest zupełnie inny od adresu miejsca pracy. Takie rozwiązanie polepsza wizerunek działalności, ale pod warunkiem, że z tego samego adresu korzystają podmioty wyłącznie o korzystnej opinii. Dlatego warto chwilę się rozejrzeć, aby mieć pewność, że współpraca z biurem przyniesie oczekiwane rezultaty.

Czym jest wirtualne biuro i jak może pomóc w zdalnym biznesie?

Oprócz biznesowego adresu, wirtualne biuro umożliwia skorzystanie z usług asystenta, który byłby odpowiedzialny za organizację spotkania biznesowego, wideo konferencji czy przygotowanie krzesełek i biurek. Jest to spore udogodnienie, jeśli weźmiemy pod uwagę koszt wynajęcia fizycznej przestrzeni oraz potrzebnego wyposażenia. Ta sama osoba będzie odpowiedzialna za odbieranie telefonów, przekierowywanie maili i korespondencji. Od razu mniej istotne informacje mogą zostać oddzielne od krytycznych komunikatów, co znów przyczyni się do oszczędności naszego czasu.

Czy wirtualne biuro się opłaca? Ile to kosztuje?

Jednym z najważniejszych atutów wirtualnego biura jest obsługa formalności. Rejestracja podmiotów gospodarczych, wypełnianie deklaracji podatkowych i zrozumienie księgowości to główne powody, dla których freelancerzy i start-up'y decydują się na skorzystanie z tego rodzaju usług. Przy okazji, takie firmy jak np. wirtualne biuro Poznań dużą część obowiązków załatwia za nas, zapewniając nam wyposażenie na spotkania biznesowe i wsparcie w typowo biurowych sprawach.

Koszt związany z wirtualnym biurem jest zależny od wielkości firmy. Najmniejsze pakiety wyniosą nas 30 - 50 zł, co będzie wystarczające do tego, aby móc w spokoju wykonywać pracę zdalną, bez martwienia się formalnościami, bezpieczeństwem czy wizytami listonosza. Start-up'y za bardziej kompleksową obsługę zapłacą około 100 - 150 zł. Koszt wirtualnego biura w prężnie rozwijającej się firmie może wzrosnąć do kilkuset złotych.