KSeF nadchodzi - e-faktury wkrótce obowiązkowe także dla olsztyńskich firm

W Olsztynie trwa przygotowanie do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur - zmiana ma uprościć obieg dokumentów, ale też wymaga od przedsiębiorców aktualizacji narzędzi księgowych. Na ulicach miasta nie widać jeszcze efektów, za to w biurach i działach księgowości rośnie zainteresowanie procedurami. Reporter obserwował, jak przedsiębiorcy szukają praktycznych instrukcji i narzędzi do wdrożenia.

• Co oznacza KSeF dla firm - prostszy obieg, nowe obowiązki
• Jak przygotowują się olsztyńskie firmy i co zmieni się dla klientów

Co oznacza KSeF dla firm - prostszy obieg, nowe obowiązki

Krajowy System e-Faktur - zwany KSeF - ma funkcjonować równolegle z fakturami papierowymi i elektronicznymi, ale jego stosowanie stanie się normą w obrocie gospodarczym. Zgodnie z informacjami rządowymi obowiązkowość wprowadzono etapami: dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł od 01.02.2026, a dla pozostałych przedsiębiorców od 01.04.2026. Resort finansów udostępniał możliwość dobrowolnego korzystania z systemu już od stycznia 2022 roku.

Dołączenie do KSeF wymaga uzyskania specjalnego kodu ze strony rządowej i wpisania go w używane oprogramowanie do fakturowania. Urzędowe materiały podają szczegółowe instrukcje, techniczne wymagania oraz pomoc dla dostawców systemów księgowych.

Jak przygotowują się olsztyńskie firmy i co zmieni się dla klientów

W praktyce oznacza to aktualizacje programów księgowych, przeszkolenie pracowników i weryfikację procedur wysyłki faktur. Dla kontrahentów zmiany mają być transparentne - faktury będą przekazywane przez scentralizowany system, co może skrócić czas potwierdzeń i zmniejszyć liczbę błędów formalnych. Małe biura rachunkowe i mikrofirmy będą musiały zwrócić uwagę na kompatybilność swoich narzędzi z KSeF lub korzystać z usług dostawców, którzy wprowadzili integrację.

Praktyczna uwaga - zamiast szukać szybkich obejść, warto już teraz sprawdzić u dostawcy oprogramowania możliwość wprowadzenia kodu KSeF i przygotować procedury archiwizacji nowych dokumentów elektronicznych.

W mieście dostępne są urzędowe materiały informacyjne i instrukcje na temat rejestracji w systemie oraz wsparcia technicznego dla przedsiębiorców.

na podstawie: Urząd Miasta Olsztyna.