Archiwum Państwowe w Olsztynie - kontakt, godziny, informacje

Archiwum Państwowe w Olsztynie mieści się przy ul. Partyzantów 18 w Olsztynie i udostępnia mieszkańcom materiały archiwalne, realizuje kwerendy oraz przyjmuje dokumentację osobową i płacową. Na miejscu można korzystać z Czytelni oraz składać zamówienia na kopie. W serwisie dostępne są też informacje o opłatach i możliwość załatwienia części spraw elektronicznie.

Najważniejsze sprawy

• Chcesz przejrzeć materiały archiwalne na miejscu — zgłoś się do Czytelni.
• Szukasz informacji genealogicznych, własnościowych lub innych — zleć kwerendę.
• Potrzebujesz dokumentacji osobowej i płacowej (np. kopii/odpisu świadectwa pracy) — skontaktuj się w sprawie tych usług.
• Chcesz zamówić kopię, skan albo odpis — skorzystaj z formularzy w dziale „Do pobrania”.
• Chcesz złożyć sprawę elektronicznie — użyj ePUAP albo adresu e-doręczeń.
• Szukasz materiałów do pracy zdalnej — archiwum udostępnia także zdigitalizowane materiały online.

Kontakt i godziny

Adres siedziby:

• Archiwum Państwowe w Olsztynie, ul. Partyzantów 18, 10-521 Olsztyn

Kontakt ogólny:

• centrala: 895 276 096, 895 276 097
• e-mail ogólny: [email protected]

Sprawy elektroniczne:

• ePUAP dla EZD: /n7p65sm4vx/SkrytkaESP (w trakcie wygaszania)
• adres e-doręczeń: AE:PL-11151-49186-EIWVS-35

Czytelnia:

• udostępnianie materiałów archiwalnych dla użytkowników
• telefon: 895 276 096
• godziny: poniedziałek 8:00–18:00, wtorek–piątek 8:00–15:00

Kasa w archiwum:

• miejsce opłat za usługi w siedzibie
• pokój 206
• godziny: 8:00–15:00

Sprawy szczegółowe:

• dokumentacja osobowa i płacowa: 895 276 096 wew. 337
• kwerendy genealogiczne i inne: 895 276 096 wew. 308
• oddział udostępniania zasobu archiwalnego: 895 276 096 wew. 331

Jak załatwić sprawę i skąd pobrać formularze

Archiwum wskazuje, że przy sprawie przesłanej drogą elektroniczną trzeba podać:

• imię i nazwisko
• pełen adres (ulica, miasto, kod pocztowy oraz — w przypadku kwerend zagranicznych — także państwo)

Archiwum zastrzega, że odpowiedzi na kwerendy będą przesyłane pocztą.

W dziale Do pobrania są formularze i wzory związane z najczęstszymi sprawami:

• Czytelnia:
• zgłoszenie użytkownika
• rewers
• wniosek o sprowadzenie mikrofilmów materiałów archiwalnych
• zlecenie wykonania kopii materiałów archiwalnych
• Kwerendy:
• poszukiwania genealogiczne
• poszukiwania własnościowe
• poszukiwania inne
• zameldowanie
• zatrudnienie i wynagrodzenie
• posiadanie gospodarstwa rolnego
• mienie zabużańskie
• Archiwum zakładowe (dla jednostek organizacyjnych):
• wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
• spis zdawczo-odbiorczy
• ewidencja dokumentacji aktowej brakowanej
• ewidencja dokumentacji technicznej brakowanej
• Wskazówki dla jednostek organizacyjnych:
• informacja o sposobie klasyfikacji spraw dotyczących rządowego programu wsparcia rodzin z dziećmi
• akta osobowe — informacja dotycząca porządkowania
• akta osadzonych — szablon ewidencji
• uwagi do szablonu ewidencji akt osadzonych
• Normatywy:
• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• rozporządzenie w sprawie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji
• wzory rzeczowych wykazów akt dla wybranych typów jednostek (m.in. biblioteki, urzędy i placówki)
• Kursy i szkolenia:
• oferta kursowa
• karta zgłoszenia uczestnika kursu

Przy korzystaniu z Czytelni pojawia się też pojęcie rewers — to dokument potwierdzający przyjęcie materiałów archiwalnych do korzystania. Kwerenda to z kolei wyszukiwanie informacji i danych w zasobie archiwum na wskazany temat. Mikrofilm to nośnik archiwalny z zapisem dokumentów na klatkach filmowych.

Opłaty

Archiwum publikuje cennik usług. Najważniejsze stawki to:

• kwerenda: 20,00 zł za każde rozpoczęte 0,5 godz. (maszynopis lub druk w języku polskim)
• kwerenda w rękopisie: 25,00 zł za każde rozpoczęte 0,5 godz.
• kwerenda w języku obcym:
• 25,00 zł (maszynopis lub druk)
• 30,00 zł (rękopis)
• kopia kserograficzna lub wydruk kopii cyfrowej:
• A4 monochromatyczna: 1,00 zł
• A3 monochromatyczna: 1,50 zł
• A4 wielobarwna: 3,00 zł
• A3 wielobarwna: 4,00 zł
• kopia cyfrowa:
• z formatu do A3, 300 ppi: 2,00 zł
• z formatu do A3, 600 ppi: 3,00 zł
• z formatu od A3 do A1: 10,00 zł
• z kopii cyfrowej do 300 ppi: 0,00 zł
• z mikrofilmu: 1,00 zł za klatkę
• odpis materiału archiwalnego: 20,00 zł za każde rozpoczęte 1800 znaków ze spacjami

Dokumentacja osobowa i płacowa (akta osobowe i płacowe):

• kopia świadectwa pracy: 30,00 zł
• odpis świadectwa pracy: 61,00 zł za każdą rozpoczętą stronę
• kopia karty kartoteki zarobkowej lub zasiłkowej albo strony listy płac: 7,00 zł
• odpis innego dokumentu z zakresu stosunku pracy: 14,00 zł za każdą rozpoczętą stronę
• odpis skrócony wysokości zarobków: 7,00 zł za każdą pozycję zestawienia

Łączna opłata za jedno zamówienie nie może przekroczyć 350 zł. Przy opłacie skarbowej należy dostarczyć dowód zapłaty nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku zapłaty.

FAQ

1. Gdzie się mieści Archiwum Państwowe w Olsztynie?

• Przy ul. Partyzantów 18, 10-521 Olsztyn.

2. Jaki jest telefon do archiwum?

• Centrala: 895 276 096 oraz 895 276 097.

3. W jakich godzinach działa Czytelnia?

• W poniedziałek 8:00–18:00, a od wtorku do piątku 8:00–15:00.

4. Gdzie zapłacę za usługi?

• W kasie w siedzibie archiwum, pokój 206, w godzinach 8:00–15:00.

5. Jak uzyskać dokumenty z archiwum państwowego?

• Można skorzystać z formularzy w dziale „Do pobrania” albo złożyć sprawę elektronicznie; trzeba podać imię, nazwisko i pełny adres, a przy kwerendach zagranicznych także państwo. Odpowiedzi na kwerendy są przesyłane pocztą.

6. Jak napisać prośbę o wydanie dokumentów z archiwum?

• W piśmie podaj swoje imię i nazwisko, pełny adres oraz dokładnie opisz, czego szukasz; archiwum wymaga tych danych do rejestracji sprawy.

7. Ile kosztuje wydanie świadectwa pracy z archiwum?

• Kopia świadectwa pracy kosztuje 30,00 zł, a odpis świadectwa pracy 61,00 zł za każdą rozpoczętą stronę.

8. Czy można dostać materiały online?

• Tak, archiwum udostępnia zdigitalizowane materiały online.

Materiały online i szczegółowe formularze oraz cennik dostępne są na oficjalnej stronie Archiwum Państwowego w Olsztynie.