Archiwum Państwowe w Olsztynie - kontakt, kwerendy, czytelnia i cennik

Archiwum Państwowe w Olsztynie to instytucja administracji rządowej odpowiedzialna za gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych z obszaru Warmii i Mazur. W zasobie znajdują się dokumenty z okresu funkcjonowania województwa olsztyńskiego w granicach z lat 1975–1998, a także starsze akta z regionu. Archiwum obsługuje badaczy, genealogów oraz osoby poszukujące dokumentów do celów emerytalnych, własnościowych i sądowych.

Chcę poznać najważniejsze zasady → Najważniejsze sprawy Szukam adresu i danych kontaktowych → Kontakt i siedziba Chcę zlecić kwerendę genealogiczną lub majątkową → Kwerendy genealogiczne i inne Chcę skorzystać z czytelni akt na miejscu → Czytelnia i udostępnianie akt Szukam cennika kopii i wyszukiwania danych → Cennik usług Chcę sprawdzić, gdzie zapłacić opłatę skarbową → Opłata skarbowa Sprawdzam lokalizację i dojazd do biura → Jak dojechać Chcę wysłać pismo drogą elektroniczną → Elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP Szukam wzorów wniosków i formularzy → Dokumenty do pobrania

Najważniejsze sprawy

• Poszukiwania genealogiczne → kwerenda pisemna lub elektroniczna, odpowiedź przesyłana pocztą, brak możliwości odbioru osobistego
• Praca z aktami na miejscu → Czytelnia przy ul. Partyzantów 18, telefon 89 527-60-96 wew. 312, wymagane wcześniejsze zamówienie zbiorów
• Kopie, skany, odpisy → zlecenie w czytelni lub drogą pisemną, płatność w kasie archiwum lub przelewem
• Opłata skarbowa → Ratusz (plac Jana Pawła II 1) lub Wydział Komunikacji (ul. Knosały 3/5), nie w samej siedzibie archiwum
• Kontakt ogólny → Centrala 89 527-60-96, 89 527-60-97, fax 89 535-92-72
• Korespondencja elektroniczna → e-doręczenia AE:PL-11151-49186-EIWVS-35 (ePUAP wygaszane)

Kontakt i siedziba

Siedziba Archiwum Państwowego w Olsztynie mieści się w centrum miasta, w pobliżu Dworca Głównego PKP. To tu przyjmowane są wszystkie sprawy dotyczące zasobu archiwalnego, w tym zlecenia kwerend, wnioski o udostępnienie dokumentów oraz sprawy administracyjne. Do korespondencji urzędowej służy adres elektroniczny w systemie e-doręczeń.

Kwerendy genealogiczne i inne

Archiwum wykonuje kwerendy na zamówienie – poszukiwania genealogiczne, własnościowe oraz do celów emerytalno-rentowych. Zamówienia przyjmowane są wyłącznie w formie pisemnej lub elektronicznej, nie ma możliwości złożenia sprawy osobiście w siedzibie. Odpowiedzi przesyłane są wyłącznie pocztą, nie odbiera się ich w archiwum.

Aby archiwum mogło przyjąć sprawę, wniosek musi zawierać: imię i nazwisko zainteresowanego oraz pełny adres (ulica, miasto, kod pocztowy, a w przypadku zagranicy – państwo). Dodatkowe informacje zależą od rodzaju kwerendy:

• Genealogiczna: data i miejsce urodzenia, ślubu i zgonu osoby poszukiwanej
• Własnościowa: imię i nazwisko właściciela, miejsce położenia nieruchomości
• Emerytalno-rentowa: imię i nazwisko (nazwisko panieńskie), data urodzenia, imię ojca, dokładne daty służby wojskowej, urlopów wychowawczych i bezpłatnych (w tym budowy eksportowe)

Czytelnia i udostępnianie akt

Czytelnia przeznaczona jest dla osób chcących samodzielnie pracować z aktami na miejscu – badaczy, genealogów, studentów i wnioskodawców. Przed wizytą warto zamówić potrzebne zbiory, aby skrócić czas oczekiwania. Na miejscu dostępne są stanowiska komputerowe, czytniki mikrofilmów oraz bezprzewodowy internet.

Wyposażenie czytelni obejmuje piętnaście miejsc pracy z gniazdami elektrycznymi, bezprzewodowy dostęp do internetu, trzy czytniki mikrofilmów oraz dwa stanowiska komputerowe do przeglądu baz danych. Telefon do czytelni: 89 527-60-96 wew. 312.

Cennik usług

Za usługi archiwalne pobierane są opłaty zgodnie z obowiązującym cennikiem. Płatność można uiścić gotówką w kasie archiwum lub przelewem na konto.

Opłata skarbowa

Przy niektórych sprawach archiwalnych wymagany jest dowód zapłaty opłaty skarbowej. Nie wnosi się jej w siedzibie archiwum – dostępne są dwa zewnętrzne punkty w Olsztynie. Po dokonaniu płatności należy dostarczyć archiwum dowód zapłaty lub jego uwierzytelnioną kopię w ciągu 3 dni od powstania obowiązku. Jeśli zaświadczenie nie zostanie wydane mimo zapłaty, opłatę można odzyskać – wniosek o zwrot składa się do Prezydenta Miasta Olsztyn.

Jak dojechać

Do siedziby archiwum przy ul. Partyzantów 18 najłatwiej dotrzeć z Dworca Głównego PKP – to zaledwie 10 minut spacerem. Alternatywnie można skorzystać z komunikacji miejskiej: linie 101 i 120, przystanek docelowy Kajki.

Elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP

Pisma i wnioski można składać drogą elektroniczną przez platformę ePUAP. Wymaga to wcześniejszego założenia bezpłatnego konta użytkownika. Maksymalna wielkość załączników do jednego dokumentu to 3 MB.

• Adres platformy: http://epuap.gov.pl/
• Identyfikator ePUAP (systemy EZD): /n7p65sm4vx/SkrytkaESP (w trakcie wygaszania)

Dokumenty do pobrania

Przed wizytą w archiwum lub złożeniem kwerendy warto przygotować odpowiednie formularze:

• Zgłoszenie użytkownika
• Wniosek o sprowadzenie mikrofilmów materiałów archiwalnych
• Zlecenie wykonania kopii materiałów archiwalnych
• Poszukiwania – Genealogiczne
• Poszukiwania – Własnościowe
• Zatrudnienie i wynagrodzenie
• Posiadanie gospodarstwa rolnego

Materiał źródłowy stanowiła strona archiwum-olsztyn.pl.