Czy warto korzystać z wirtualnych biur?

Trudno zaprzeczyć, że jedną z najbardziej pociągających cech pracy freelancera jest możliwość pracy zdalnej, kiedy się chce i gdzie się chce. Jest to też jednak jedno z największych przekleństw wolnego zawodu, ponieważ nie tylko utrudnia organizację pracy, ale też powoduje, że freelancer nie posiada osobnego, reprezentatywnego miejsca, w którym mógłby pracować i przyjmować klientów (gdy zachodzi konieczność osobistego spotkania ze zleceniodawcą). Wreszcie, nie ma dobrze prezentującego się adresu, w którym mógłby zarejestrować swoją działalność.

Jakie jest rozwiązanie tych problemów? Bardzo proste - jest nim wirtualne biuro.

Jak działają wirtualne biura?

Idea biur wirtualnych narodziła się w pierwszej połowie lat dziewięćdziesiątych w USA. Przedsiębiorca Ralph Gregory zauważył, że prowadzenie klasycznego biura wiąże się z kosztami nieproporcjonalnie wysokimi w stosunku do uzyskiwanych korzyści. Prowadzenie biura wymaga wynajęcia lokalu, płacenia czynszu, sprzątania, zakupu wyposażenia i, przede wszystkim, wymaga zatrudnienia obsługi. Tymczasem wiele firm, szczególnie niewielkich, nie potrzebuje tego typu miejsc do pracy. Właściciele tych firm i tak często pracują w domu, a biuro jest im potrzebne tylko do odbioru korespondencji i sporadycznych spotkań z klientami. Gregory wpadł więc na znakomity pomysł - skoro tak wyglądają realia, to czy nie byłoby dobrym pomysłem na biznes udostępniać firmom przestrzeń biurową, ale tylko wtedy, gdy jest im ona fizycznie potrzebna?

Tak narodziły się wirtualne biura. Wirtualne biura udostępniają swoim klientom pełen zakres usług biurowych, ale najbardziej podstawową usługą jest możliwość skorzystania z adresu i zarejestrowania firmy. Wirtualne biura często mieszczą się w prestiżowych, biznesowych dzielnicach, gdzie tradycyjna przestrzeń biurowa jest bardzo droga. Aby zaoszczędzić, można zarejestrować swoją działalność w wirtualnym biurze i mieć firmę, która wydaje się mieścić w samym środku centrum biznesowego, chociaż w rzeczywistości jej właściciele wykonują swoją pracę w domowym zaciszu, na dalekich, trudno dostępnych przedmieściach.

Wirtualne biura oferują nie tylko adres, ale też obsługę korespondencji i rzeczywistą przestrzeń biurową, w której można spotkać się z klientem. Pracownicy wirtualnego biura przyjmują pocztę i przesyłają ją do swoich klientów. A jeśli zachodzi taka potrzeba, wirtualne biuro udostępnia też przestrzeń do pracy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby do niego przyjść i pracować wraz z innymi freelancerami w jednym pomieszczeniu.

Jakie są przewagi biur wirtualnych nad tradycyjnymi?

Wirtualne biura są o wiele popularniejsze niż można podejrzewać, a składa się na to kilka powodów.

• Są tanie. Koszty prowadzenia takiego biura zaczynają się od kilkudziesięciu złotych za miesiąc, co jest bardzo niewielką kwota w porównaniu do opłat za prowadzenie tradycyjnego biura.
• Dają możliwość rejestracji firmy w dobrze wyglądającym miejscu. Zleceniodawcy inaczej postrzegają firmę, która jest zarejestrowana w centrum miasta, a inaczej firmę, której siedziba mieści się w mieszkaniu na starym blokowisku. Związek liczby klientów z lokalizacją firmy jest dobrze udokumentowany w statystyce.
• Są wygodne. Pracownicy wirtualnego biura zajmują się obsługą korespondencji i przygotowaniem lokalu, jeżeli pojawia się konieczność skorzystania z realnego pomieszczenia. Nie trzeba więc zajmować się tym samemu.
• Można z nich korzystać tylko wtedy, kiedy jest taka potrzeba. Tradycyjne biura trzeba prowadzić bez względu na to, czy naprawdę jest to niezbędne. Wirtualne biuro uruchamia się tylko wtedy, gdy pojawia się taka konieczność.

Nie można też zapominać o ważnym aspekcie, jakim jest udostępnianie miejsca do pracy. Większość biur wirtualnych udostępnia przestrzeń coworkingową dla freelancerów, dzięki czemu wolny strzelec - programista, copywriter czy grafik - może w niej spokojnie pracować. Praca w domu ma wiele zalet, ale też jedną wadę: utrudnia trzymanie dyscypliny, ponieważ granica między miejscem pracy a miejscem odpoczynku ulega zatarciu. Wirtualne biuro daje możliwość rozwiązania tej trudności.

Podsumowanie: warto czy nie warto?

Na pytanie o to, czy jest sens interesować się wirtualnymi biurami jeżeli jest się freelancerem, jest jedna odpowiedź: tak! Wirtualne biura są tanie, są wygodne, są legalne i przy wszystkich swoich zaletach właściwie nie posiadają wad. Dla każdego, kto chce pracować w wolnym zawodzie lub prowadzić niewielką działalność gospodarczą są nie tylko tanią alternatywą dla tradycyjnych biur, ale też doskonałym sposobem na zwiększenie zainteresowania potencjalnych klientów.

Więcej informacji

Wirtualne biuro Warszawa dla Twojego biznesu - zobacz ofertę wirtualnego adresu w centrum stolicy