Na dobre funkcjonowanie firmy składa się wiele rzeczy. Dobry, profesjonalny i zgrany personel, odpowiednie zarządzanie, odpowiednia atmosfera w pracy, ale również porządek, a zwłaszcza porządek w dokumentach. Niestety, bardzo często zdarza się, że przechowywanie dokumentacji przysparza firmom bardzo dużo kłopotów. Przechowywanie dokumentów, ich segregowanie a także niszczenie, kiedy zachodzi taka potrzeba są zajęciem czasochłonnym. Są jednak na rynku firmy, które oferują outsourcing kadr i płac, oferują także skanowanie dokumentów, digitalizacje dokumentów – bez względu na ich ilość. Usługi wybierane są przez różne firmy, zarówno te z archiwum medycznym, te przechowujące wrażliwe dane pacjentów, jak i te w których znajdziemy tylko firmowe faktury.
Kiedy porządkowanie dokumentów w firmie jest konieczne?
Przez długi czas w firmie wydaje się, że wszystko jest na swoim miejscu. Jednak zawsze jest moment, kiedy okazuje się, że dokumentów jest stanowczo za dużo, nie możemy odnaleźć tych, które w danej chwili są nam potrzebne. Wtedy porządkowanie dokumentów jest najlepszym rozwiązaniem. Jeżeli masz problemy z tym, że:
- wciąż przybywa nowych dokumentów i nie wiesz, co z nimi robić, gdzie je umieszczać i jak segregować,
- w miejsca wyznaczonych do przechowywania dokumentów zaczyna brakować miejsca – wszystkie regały są zapełnione, biuro, archiwum, magazyn – wszędzie jest wiele dokumentów, a poszukiwania tego konkretnego przysparzają wiele trudności,
- pracownicy, ale również i Ty sam masz poważne problemy z tym, aby cokolwiek znaleźć w dokumentach, a zwłaszcza, jeżeli jakiś dokument potrzebny jest szybko,
- tworzą się opóźnienia i problemy z organizacją pracą – nikt nie może niczego znaleźć, tworzy się chaos,
- dokumenty z powodu braku miejsca nie jest przechowywane w należyty sposób, co niestety naraża klientów na wypłynięcie z firmy ich wrażliwych danych (archiwum medyczne, inne ważne dla pacjentów informacje),
- zbyt dużo wydajesz na przechowywanie dokumentów, kupowanie nowych regałów, segregatorów,
- w twojej firmie jest coraz mniej miejsca
… koniecznie powinieneś zdecydować się na outsourcing kard i płac oraz uporządkowanie dokumentów, ulepszając w ten sposób obieg dokumentów firmie i zapewniając wygodę sobie i pracownikom.
Digitalizacja zbiorów
Wiele firm decyduje się również na digitalizację zbiorów. Na czym ona polega? Skanowanie dokumentów umożliwia przeniesienie oryginału dokumentu do formy cyfrowej. Dzięki temu archiwizacja dokumentów jest niezwykle prosta, podobnie jak ich odszukiwanie. Wyobraźmy sobie sytuacje, w której musimy przesłać do klienta dokument sprzed kilku lat. W klasycznej sytuacji trzeba byłoby go najpierw odnaleźć. Następnie należy zrobić ksero i wysłać go pocztą lub zrobić skan i wysłać e mailem. Zdecydowanie szybciej i wygodniej jest posiadać już skan wszystkich dokumentów i dosłownie w kilka sekund odnaleźć potrzebny dokument, a później przesłać go osobie zainteresowanej – szybko i sprawnie, bez stresu i bez poświęcania na tę czynność dużej ilości czasu.
Outsourcing kadr i płac – oferta równie opłacalna
Zarządzanie dokumentami nie jest łatwe. Dlatego czasem warto jest zdecydować się na usługi firmy, która kompleksowo zajmie się stroną kadrowo płacową w firmie. Outsourcing płac i kadr jest usługą bardzo popularną ze względu na wygodę oraz na cenę, która jest znacznie niższa niż tworzenie specjalnego stanowiska dla księgowej, która często i tak nie jest w stanie zrobić w firmie wszystkiego, czego byśmy oczekiwali. Natomiast dobra firma zajmie się nie tylko kadrami i płacami, ale również archiwizacją dokumentów i digitalizacją zbiorów, archiwum medycznym i odpowiednim obiegiem dokumentów w firmie.
